課題
本部と店舗のコミュニケーションが紙とFAXで構成され、集計作業に手間がかかっていた。紙の問題点として人の手渡しがあるので、紛失したなどの問題も起こっていた。
伝える手段の多くが、電話となっており相手がつかまらない、状況がわからないという問題が発生し、作業が前に進まないこともあった。
業務の無駄を無くし、改善していく意欲は高い状態であったが、デジタルに関して詳しい方が存在していない為、発想が止まっていたという課題もあった。
解決策
- システム全体像の設計と各店舗を含めたヒアリングの実施
- 全社共通のツールの選択とコミュニケーション部分のデジタル化
- iPadを中心とした業務設計
- 店舗毎の勉強会の開催
- 委員会を発足しデジタル化を推進
効果
リアルタイムなデータ集計を。データ化＋集計作業の自動化。
紙での報告業務をデータで提出する仕組みに変更。
全社員にGoogle Workspaceのライセンス付与を実施し端末も同時に見直しを行い、営業スタッフにiPhone、サービススタッフにiPadを配布。Googleアンケートフォーム機能を利用して、受注した内容をその場で入力することにより、データが集まってくる仕組みを実現した。
現場からの要望を取り入れながら改善し、受注報告に関わる集計作業を短縮することに成功した。
時間価値の向上。チャットを利用したスピーディーなコミュニケーション体制の構築。
社内のコミュニケーションは、チャット中心に変更。
以前のシステムでは営業スタッフのみが利用している状況だったが、Google Workspaceの全社ライセンス付与により、チャットでのコミュニケーションが増え、報連相のスピードが早くなった。
お互いの都合の良い時間でのコミュニケーションに切り替えることで、仕事が途中で止まるということが激減した。
自走する組織。自分たちで実現する業務改善の活発化。
Google Workspaceを利用するメリットの一つに、自分たちのアイディアで業務をデジタル化できる事が挙げられる。高価なシステムを導入するわけではなく、「共有」「同時入力」というポイントから、自分たちで改善することが可能な組織に変化。
改善するための武器を手に入れた現場は、どんどん紙やExcelからスプレッドシート上で業務を行えるようになり、デジタル化が少しずつ自走していく状態を作る事ができた。