課題
元々Excelや紙ベースでの業務が多く、属人化している傾向が強かった。案件管理もExcelで行なっており、リアルタイムな経営判断に支障が出ていた。専任で社内エンジニアを採用し、育成を試みたが中々経営陣とのコミュニケーションと熱度にギャップがあり、社内的な改革も進まずにいた。
ツールをそれぞれ採用し運用を試みたが、システムが断片化されており、尚且つ人によって使用頻度にも差が出ていたので、生産性の向上には繋がっていなかった。関連会社との業務接点も多くあり、情報のコミュニケーションの質に大きな課題があった。
解決策
- 経営陣と目指すべき未来の徹底討論。ビジョンの言語化、明確化。
- 全部門へのヒアリング実施。課題の抽出。
- グランドデザインの設計。
- 各ツールの定期的な勉強会。活用頻度のデータ化。
- 関連会社とのシナジー設計。共通システムの水平展開。
効果
先行管理の徹底。予実管理をSalesforceで実現。
入口である案件管理をデジタル化する上で、Salesforceを採用。各部門、種別毎の見込み案件を営業担当者が入力し、経営陣にリアルタイムで周知させる事を実現。
Salesforceでの案件管理で受注フェーズになった段階で、建築システムのANDPADにデータを流し込み、工程管理、原価管理もデジタル化を行なった。ワンストップでクラウド上で進捗状況を把握できる組織運営を確立した。
コミュニケーション基盤の統一。Google Workspaceでインフラを整備。
元々はLINEWORKSを採用していたが、写真管理やデータ管理が個人のデスクトップに埋もれる傾向があった為、コミュニケーション＋データ管理を目的とし、GoogleWorkspaceへツールを切り替えた。個人間だけではなく、部門や役職、関連会社毎のスペースを活用し、報・連・相のスピードアップにも繋がった。
GoogleDriveを活用し、iPadやリモートワークでの業務推進にも繋がり、断片的なデータ保存が無い状態を実現した。 経理部門ではスプレッドシートを活用し、案件毎の詳細データをまとめ、複数人での同時作業が行えるようになり、全体的な工数の削減にも繋がった。
様々なデータを集約しリアルタイムな判断を。Tableauで作るスピード型経営。
SalesforceやGoogleWorkspaceなどの、クラウド型システムが整ったところでデータの利活用の一環としてタブローを導入。関連会社や各部門毎の数字や関連データの分析活動を行うスタイルにチェンジ。
分析だけではなく、今まで専用で作っていたデータや帳票関係も全てTableauへ変換することで、ペーパレス化と工数削減を同時に実現した。